Guide canadien des pratiques exemplaires en matière de politique de conservation des documents

Tout ce que vous devez savoir sur les politiques canadiennes de conservation des documents et les meilleures pratiques selon l’Agence du revenu du Canada (ARC)

Alors que vous faites le ménage du printemps et que vous commencez à jardiner, commencez aussi à désencombrer vos papiers d’impôt. Mais avant d’aller au déchiqueteur, assurez-vous de conserver les documents essentiels pour vous protéger en cas de vérification par l’Agence du revenu du Canada (ARC) et pour vous aider à obtenir tout remboursement éventuel futur.

Vous ne voudriez certainement pas vous retrouver sans documentation si l’ARC communique avec vous ou avec votre entreprise pour une vérification ou une clarification de certains éléments de votre dernière déclaration ou de déclarations antérieures.

L’ARC précise : « Généralement, vous devez conserver tous les registres et toutes les pièces justificatives qui permettent de déterminer vos obligations fiscales et les crédits auxquels vous avez droit pendant une période de six ans à compter de la fin de la dernière année d’imposition auxquels ils se rapportent. » Si l’ARC veut que vous conserviez vos dossiers pendant plus de six ans, un agent de l’ARC vous indiquera la durée de conservation en personne ou par courrier recommandé. Si vous produisez une déclaration de revenus en retard, vous devez conserver vos dossiers pendant six ans à compter de la date à laquelle vous produisez cette déclaration.

Durées de conservation prescrites par la loi
Deux lois traitent des dossiers d’impôt et de leur durée de conservation. Ces lois régissent la conservation et la disposition de tous documents relatifs aux impôts. Ces dossiers doivent être appuyés par des pièces justificatives. De plus, ces lois vous imposent le fardeau de la preuve en cas d’une vérification, même si vous avez engagé un teneur de livres et un fiscaliste pour préparer votre déclaration. Ces lois sont les suivantes:

• La Loi de l’impôt sur le revenu qui exige que vous conserviez vos livres, vos dossiers, vos comptes et vos pièces justificatives pendant au moins six ans à compter de la fin de l’année d’imposition auxquels ils se rapportent. Ce n’est pas l’année d’une transaction qui est importante, mais plutôt l’année où la transaction est déclarée. Pour les entreprises, la période d’imposition est leur exercice financier. Pour les particuliers, c’est l’année civile.
• La Loi sur la taxe d’accise requiert que tous ceux qui sont inscrits pour la TPS/TVH doivent conserver des « registres appropriés » pendant six ans à partir de la fin de l’année d’imposition.

Il y a bien entendu des circonstances particulières qui requièrent des durées de conservation différentes :

Avis d’objection ou appels. En règle générale, vous devez conserver les dossiers pertinents jusqu’à ce que la situation soit résolue ou que l’échéance de tout autre appel est échue, à la dernière des deux échéances.

Fusion ou regroupement d’entreprises. Il faut conserver les dossiers comme si la nouvelle entreprise était une continuation de chacune des entreprises d’origine.

Dissolution d’une entreprise. Il faut conserver, deux ans après la dissolution, les dossiers et les pièces justificatives à l’appui des obligations fiscales et des déductions.

Réduction progressive ou cessation des opérations d’une entreprise non constituée en corporation. Il faut conserver les dossiers d’une entreprise pendant six ans à compter de l’année d’imposition où l’entreprise a cessé d’exister.

Décès. Les fiducies ou les représentants successoraux de contribuables décédés peuvent détruire les dossiers de la personne décédée après avoir reçu les certificats de quittance du gouvernement permettant la distribution des biens du défunt.

Certains dossiers et pièces justificatives doivent être conservés indéfiniment, incluant les documents d’acquisition et de cession de biens ainsi que les informations historiques qui peuvent avoir un impact sur la vente ou la liquidation de l’entreprise.

Les dossiers doivent être conservés au Canada, à moins d’avoir reçu la permission du gouvernement de les conserver ailleurs. Les documents conservés à l’extérieur du Canada et accessibles électroniquement ne sont pas considérés comme des dossiers ou des livres de compte valables. (Le Québec a des règles spécifiques sur les lieux où des dossiers peuvent être conservés et transférés si les dossiers contiennent des renseignements personnels sur un résident de la province.)

Types de dossiers
En général, l’ARC ne précise pas les types de dossiers ou de livres qu’une entreprise doit conserver, mais ce que vous conservez doit clairement permettre de déterminer les impôts payables et d’autres taxes qui peuvent être perçues, retenues ou déduites. Les pièces justificatives doivent être disponibles pour vérifier les renseignements.

Selon l’ARC, les pièces justificatives doivent comprendre :

• Les factures de vente, les reçus d’achat, les contrats, les garanties, les bordeaux de dépôt bancaires, les chèques annulés, les reçus de cartes de crédit, les commandes d’achat, les bons de travail, les bons de livraison, les courriels et toute correspondance relative à des transactions.
• Les procès-verbaux de réunions du conseil et d’assemblées des actionnaires, les dossiers d’actionnariat et de transfert d’actions, les contrats spéciaux, les ententes, les registres d’actions, les grands livres généraux, les dossiers d’investissement, les dossiers sur les actifs fixes et les dépréciations utilisés pour établir les coûts d’actifs.
• Les états bancaires personnels et les chèques annulés, les livrets de comptes d’épargne personnels ainsi que les détails de dépôts dans des comptes personnels.
• Les documents de travail comptables utilisés pour déterminer les obligations et les droits.
• Tout autre élément d’information sous forme écrite ou toute autre forme.

Accès aux documents
Les dossiers et les documents source doivent être facilement accessibles, que ce soit en format imprimé ou électronique.
L’accès aux dossiers électroniques signifie un contact physique direct avec le média sur lequel un dossier est conservé. Les dossiers informatisés doivent pouvoir être facilement convertis en un format électronique lisible. Ces dossiers électroniques doivent être conservés même si vous avez des copies imprimées de ces dossiers.

N’oubliez pas que les dossiers électroniques sont particulièrement vulnérables à des dommages ou à une destruction accidentelle. Il est dont essentiel de les sauvegarder régulièrement et de les conserver de manière sécuritaire.

Disposition
Dans certains cas, l’ARC peut vous autoriser à disposer de vos dossiers plus tôt, mais vous devez en obtenir la permission, ce que vous pouvez faire en soumettant une « Demande d’autorisation de détruire des registres », ou en soumettant une demande écrite au directeur du bureau de local l’ARC. La demande doit inclure la liste des documents qui seront détruits, les années d’imposition, ainsi que les circonstances qui justifient une destruction anticipée.

Par exemple, un contribuable agissant comme exécuteur testamentaire peut vouloir détruire des dossiers parce que la distribution des actifs a été complétée et qu’un certificat de quittance d’impôts a été émis.

Soyez prudent
Lorsque votre entreprise décide de détruire des documents, les lois fédérales et certaines lois provinciales requièrent que les dossiers qui contiennent des renseignements personnels doivent être détruits. Si les dossiers ne contiennent que des données d’entreprise, il n’y a généralement pas d’exigence juridique pour leur destruction, mais c’est toujours prudent de le faire. Enfin, il est important de détruire des dossiers d’une manière que les informations ne soient pas récupérables par des personnes mal intentionnées.

Si vous avez des questions, consultez votre RSW comptable pour vous assurer de conserver ce qui exigé par la loi.

Liens vers d’autres sources pour des informations supplémentaires :

• Site Web de l’ARC
• IC05-1R1 Tenue de dossiers électroniques
• IC78-10R5 Conservation/Destruction des livres et des registres
• Mémorandum sur la TPS / TVH 15.1 Exigences générales relatives aux livres et registres e qui retournent.